ID：9340882
時(shí)間：2024-01-28 08:01:05
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第一條為規范企業(yè)境外檔案管理，維護國家利益和企業(yè)合法杈益，滿(mǎn)足境外資產(chǎn)監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規，制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構等(以下統稱(chēng)境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱(chēng)的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理或項目合作等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著(zhù)有利于維護國家利益和企業(yè)合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統一領(lǐng)導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。
第五條投資主體或母公司在設立境外單位時(shí)應當在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。
第二章管理職責與人員。
第六條各級檔案行政管理部門(mén)根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責，結合實(shí)際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協(xié)助;國家商務(wù)主管部門(mén)、發(fā)展改革部門(mén)、國有資產(chǎn)監督管理部門(mén)應當將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會(huì )同海關(guān)總署共同制定并實(shí)施。
第七條投資主體或母公司負責本企業(yè)境外單位檔案工作監督、指導。
第八條境外檔案工作應當有明確的分管領(lǐng)導、歸口管理部門(mén)、專(zhuān)職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內容：
(一)編制檔案工作發(fā)展規劃和年度工作計劃;。
(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;。
(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;。
(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業(yè)務(wù)交流工作;。
(六)負責境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓;一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務(wù)。崗位變動(dòng)時(shí)，應當及時(shí)辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的檔案。
第三章文件材料的形成與歸檔。
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，納入業(yè)務(wù)部門(mén)職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應當及時(shí)修訂完善。
第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，按規定期限向檔案部門(mén)移交進(jìn)行集中管理。任何個(gè)人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：
(二)歸檔文件材料為原件;因故無(wú)原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說(shuō)明。
(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。
(四)非紙質(zhì)文件與其文字說(shuō)明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒(méi)有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當增加份數。
第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會(huì )計、人事等各類(lèi)文件材料，參照國內同類(lèi)文件材料的歸檔時(shí)間并結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個(gè)月內報投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。
檔案相關(guān)。
本制度規定了本公司檔案資料的管理部門(mén)與收集與立卷、歸檔、保管、借閱、保密、銷(xiāo)毀等管理內容。
（一）公司綜合辦公室是檔案管理部門(mén)，綜合辦公室主任具體負責檔案的日常理工作，辦公室檔案員做日常具體工作。
（二）財務(wù)資料，技術(shù)資料，房屋銷(xiāo)售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務(wù)部、工程部、銷(xiāo)售部、綜合辦公司歸檔并保存；工程技術(shù)資料由技術(shù)部負責歸檔；其余資料原稿由公司綜合辦公室歸檔并保存。
（三）各部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后可留存影本。
（四）辦公室檔案員主要工作職責：
2.對公司各部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導和監督；
3.做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；
4.提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理現代化、科學(xué)化。
三、檔案的收集與立卷。
檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)檔案資料，按有關(guān)規定，整理立卷，集中到綜合辦公室進(jìn)行歸檔。
（一）立卷的時(shí)間。
凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應在十日內整理并保存，需移交綜合辦公室立卷的要在十日內辦理交接手續。
（二）立卷的要求。
2.立卷時(shí)資料必須完整、真實(shí)、準確，請示和批復的底稿、正文和附件必須立在一起；
4.填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水筆或鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確；
6.立卷應以部門(mén)為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起；
7.立卷應把上級文件與公司文件，按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷；
10.聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
（一）凡公司發(fā)出的文件，由綜合辦公室的檔案員收集并歸檔。
（二）當一項工作已完成時(shí)，由經(jīng)辦人員將該項工作形成的全部文件材料系統整理后，主動(dòng)送交綜合辦公室檔案員歸檔。
2.管理性文件材料應在辦理完畢一周內及時(shí)歸檔；
4.員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應在活動(dòng)結束后一周內歸檔；
5.會(huì )計文件材料應由財務(wù)部門(mén)整理歸檔；
6.變更、修改、補充的文件材料、內部機構變動(dòng)和員工調動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料、公司產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料應隨時(shí)歸檔。
檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時(shí)修補。
六、檔案的借閱。
（一）檔案只供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可查閱；
（五）借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價(jià)值和數量報公司領(lǐng)導批準后，責令其賠償一切損失。
七、檔案保密要求。
（三）有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準；
（四）公司員工在調離本公司時(shí)，需按綜合辦公室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經(jīng)審查無(wú)誤簽字后，才能調離。檔案員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。
八、超期檔案的銷(xiāo)毀。
（三）銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監銷(xiāo)，嚴禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監銷(xiāo)人應在銷(xiāo)毀注冊上簽字。
第一條 為加強公司各類(lèi)檔案的管理，確保檔案資料保存安全、完整，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制定本辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)的檔案是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 檔案管理由綜合辦公室統一管理，并指定專(zhuān)人負責公司檔案管理維護工作。
第四條 公司各部門(mén)、各水廠(chǎng)應指定專(zhuān)人負責檔案整理和歸檔工作，公司員工均有保護檔案的義務(wù)。
第五條 檔案的分類(lèi)及保存期限
(一)本級黨的代表大會(huì )、共青團代表大會(huì )、職工代表大會(huì )，大會(huì )的一套材料存永久。代表大會(huì )的通知、日程、參加人名單、會(huì )議決議、選舉的結果、會(huì )議的報告、會(huì )議材料等。
(二)本級黨委、政協(xié)、紀委、共青團、工會(huì )、婦聯(lián)、執委會(huì )、全體委員會(huì )會(huì )議、政府常務(wù)會(huì )、辦公會(huì )議的文件材料，公報、決定、決議、記錄、紀要、討論通過(guò)的文件、領(lǐng)導人講話(huà)、參加人員名冊永久保存。
(三)本企業(yè)董事會(huì )、監事會(huì )、股東會(huì )構成及變更材料會(huì )議形成的通知、議程、報告、決定、決議、記錄、紀要、領(lǐng)導人講話(huà)、討論通過(guò)的文件、參加人名單、在履職和維權過(guò)程形成的文件，永久保存。
(四)本企業(yè)資本登記、資本變動(dòng)、融資文件材料、股權轉讓、債券融資、股東股權登記等材料永久保存。評估報告、審計報告永久保存。本企業(yè)資產(chǎn)管理文件，土地、房屋、基礎設施、不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權登記、自然資源所有權、商標權、專(zhuān)利權等永久保存。
(五)本機關(guān)黨的、行政的辦公會(huì )記錄、紀要永久保存。
(六)本機關(guān)召開(kāi)的工作會(huì )議、專(zhuān)題會(huì )議的文件材料，會(huì )議的請示、批復、議程、決定、決議、總結報告、記錄、紀要、會(huì )議的材料及聯(lián)合召開(kāi)的會(huì )議等永久保存。
(七)上級機關(guān)、上級領(lǐng)導檢查、視察本單位工作時(shí)形成的重要文件材料、講話(huà)、照片等永久保存。
(八)本單位向上級主管單位的請示、報告有批復的存永久，無(wú)批復重要事項存30年，無(wú)批復一般事項存10年。
(九)本單位收到的有關(guān)機關(guān)、上級主管單位機構制發(fā)的文件材料，涉及本單位經(jīng)營(yíng)管理主要事項存永久。
(十)本單位與其他單位或企業(yè)發(fā)生的業(yè)務(wù)往來(lái)、戰略合作協(xié)議、合同、協(xié)議、公告、公示、審計、法律事務(wù)、保險等存永久。
(十一)本單位的業(yè)務(wù)文件材料
1、本單位制定的管理辦法，中長(cháng)期規劃綱要，經(jīng)營(yíng)決策文件永久保存。
2、本單位年度工作計劃、總結、任務(wù)目標永久保存。
其中：黨的工作年度計劃、總結永久保存。
行政的工作年度計劃、總結永久保存。
工會(huì )的工作年度計劃、總結永久保存。
團委的工作年度計劃、總結永久保存。
各個(gè)廠(chǎng)的的工作年度計劃、總結永久保存。
各部門(mén)的年度計劃、總結存30年。
3、統計報表：反映本單位年度的各項各類(lèi)年報表永久保存。
(1)黨的黨員、黨組織報表等永久保存。
(2)行政向上級報的報表永久保存。
(3)廠(chǎng)的生產(chǎn)年、月報表(反映生產(chǎn)狀況，生產(chǎn)任務(wù)完成情況)永久保存。
(4)團員團的工作報表永久保存。
(5)教育培訓、安全、計劃生育、檔案統計、人力資源、勞資等，凡是向上級交的表都應存檔，年度表永久保存，月季報表如果沒(méi)有同類(lèi)年報表，提高檔次永久保存。
(6)物質(zhì)統計報表永久保存。
(7)工業(yè)普查報表永久保存。
4、本單位編輯、編寫(xiě)的文件材料永久保存。
5、本單位財務(wù)管理制度、規定、辦法永久保存;財務(wù)預算、決策永久保存;財務(wù)年計劃、總結30年。
6、人力資源管理辦法、制度、規劃、決定報告等永久保存;人員的錄用、轉正、聘任、調資、定級、定職、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤、安置等文件永久保存;任免、升降、獎懲、考核、職稱(chēng)評聘等永久保存;勞動(dòng)合同永久保存;獲省部級以上表彰、獎勵的永久保存，以下30年;收到警告(不含)以上處分的永久保存，警告30年;職工調動(dòng)工作的行政、工資關(guān)系的介紹信，存根永久;每年底在冊職工名冊永久保存。
7、黨員名冊每年底寫(xiě)一份存永久;轉出、轉入黨團組織關(guān)系的介紹信及存根永久保存。
8、共青團勞動(dòng)競賽、表彰先進(jìn)、團費管理、重要的文體活動(dòng)永久保存。
9、本機關(guān)大事記、組織機構沿革永久保存。機構設置、撤并、名稱(chēng)更改、印章啟用和作廢永久保存。
10、企業(yè)認、達標等活動(dòng)的呈報、審批材料、企業(yè)獲得的資質(zhì)、信譽(yù)證書(shū)永久保存。
11、本企業(yè)生產(chǎn)組織、質(zhì)量、能源、設備、安全、消防、環(huán)保、計量、科技、信息化、標準、圖書(shū)、機要、檔案、保密、保衛、綜合治理、信訪(fǎng)、外事、情報、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等管理文件重要材料、計劃、總結永久保存。
12、環(huán)境保護工作制度、總結、環(huán)保調查、監測、分析永久保存。環(huán)境影響評價(jià)書(shū)、環(huán)保污染防治措施、總結、報告、污染事故搶救、調查、處理文件材料永久保存。
13、企業(yè)住房、房產(chǎn)分配、出售、出租工作文件材料永久保存。職工承租、購置企業(yè)房產(chǎn)的合同、協(xié)議有關(guān)手續永久保存。
14、新聞媒體對本企業(yè)重要活動(dòng)、重大事件、典型人物的宣傳報道永久保存。本企業(yè)文化建設、紀念、慶典活動(dòng)重要的永久保存。一般的30年。
15、除紙質(zhì)材料外，有保存價(jià)值的光盤(pán)、照片等永久保存。
第六條 檔案存放地點(diǎn)及歸檔時(shí)間
1、公司各部門(mén)、各水廠(chǎng)檔案統一存放于公司總部檔案室。
2、公司各部門(mén)、各水廠(chǎng)上一年度檔案于本年度2—3月按要求交至公司檔案室，5—6月由檔案整理人員對上一年度檔案進(jìn)行整理和系統錄入。
第七條 立卷
1、正本在前，定稿在后為1件;正文在前，附件在后為1件;原件在前，復制件在后為1件;轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后為1件;復文在前，來(lái)文在后為1件;批復在前，請示在后為1件;漢文本在前，少數民族文字在后為1件;中文在前，外文在后為1件。文件處理單應與文件為1件，不應單獨存放。草稿，修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，一般情況下都不需保存。報表、名冊、圖冊等一冊(本)為1件(原裝訂本不拆)。
2、跨年度的請示與批復，放在批復年立卷，跨年度會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年立卷，跨年度的規劃文件放在規劃批復年立卷。
3、卷內文件資料按時(shí)間順序排列，時(shí)間相同的可順序排列。
4、卷內文件材料需根據卷內目錄編寫(xiě)頁(yè)號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁(yè)正面的右上角。
第八條 案卷質(zhì)量
1、案卷封面，應做到工整，清晰，封面文字應能準確反映出卷內文件材料的內容。
2、卷內文件需完好、清晰，破損的文件要進(jìn)行裱糊。
3、案卷卷首為《卷內目錄》，卷內文件沒(méi)有提名的，由文件整理人員根據內容擬定標題。
4、案卷裝訂前要拆除金屬物。
5、案卷卷末為《備考表》應寫(xiě)明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。
6、歸檔部門(mén)應指定專(zhuān)人將歸檔文件分類(lèi)別按照歸檔要求編制歸檔文件目錄，與歸檔文件一同交至公司檔案室。檔案整理人員負責對目錄與存檔資料的一致性進(jìn)行審核，審核不合格的將退回存檔部門(mén)重新整理。審查合格的檔案由檔案整理人員按類(lèi)別存放于檔案室。
第九條 檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳;外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
第十條 公司原始檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，需由申請借閱部門(mén)填寫(xiě)《檔案借閱審批表》，經(jīng)申請部門(mén)經(jīng)理及綜合辦公室負責人審批后方可借出。借出文件資料應由申請借閱部門(mén)負責，在規定時(shí)間內及時(shí)歸還。
第十一條 需對檔案文件資料進(jìn)行復印的，應由申請借閱部門(mén)填寫(xiě)《檔案借閱審批表》，完成檔案借閱登記手續后方可借閱復印檔案;不需復印及借出的，需填寫(xiě)《檔案查閱單》，完成查閱登記手續后方可借出。
第十二條 借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)總經(jīng)理批準。
第十三條 借閱檔案人員必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
第十四條 任何部門(mén)和個(gè)人都不得將檔案任意保留和私藏。
第十五條 對經(jīng)鑒定沒(méi)有保管價(jià)值的檔案，需填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，由總經(jīng)理批準后方可進(jìn)行統一銷(xiāo)毀。
第十六條 檔案銷(xiāo)毀工作須有2人在場(chǎng)方可進(jìn)行，由檔案遞送部門(mén)指定專(zhuān)人負責銷(xiāo)毀，綜合辦公室指定專(zhuān)人監銷(xiāo)。
第十七條 本辦法未盡事項按國家法律、法規、總公司、和本公司依法制定的規章制度執行。
第十八條 本辦法由綜合辦公室負責解釋?zhuān)韵掳l(fā)之日起施行。
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為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合部的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導。
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、企業(yè)管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等事項，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、各部門(mén)歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；
以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，投資部及風(fēng)險部各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
6、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
7、所有歸檔的文件及其他資料都要建立電子檔案，由各部門(mén)制作掃描件并整理歸檔，歸檔完成后在綜合部檔案管理人員的監督下統一在檔案室進(jìn)行電子檔案備份。
1、公司綜合部設檔案室，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須檔案臺賬與實(shí)物相符，電子檔案與紙質(zhì)檔案相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
8、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
六、其他。
1、本制度綜合部負責修訂、完善并解釋。
2、本制度自公布之日起執行。
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第一條為規范企業(yè)境外檔案管理，維護國家利益和企業(yè)合法杈益，滿(mǎn)足境外資產(chǎn)監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規，制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構等(以下統稱(chēng)境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱(chēng)的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理或項目合作等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著(zhù)有利于維護國家利益和企業(yè)合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統一領(lǐng)導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。
第五條投資主體或母公司在設立境外單位時(shí)應當在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。
第六條各級檔案行政管理部門(mén)根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責，結合實(shí)際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協(xié)助;國家商務(wù)主管部門(mén)、發(fā)展改革部門(mén)、國有資產(chǎn)監督管理部門(mén)應當將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會(huì )同海關(guān)總署共同制定并實(shí)施。
第七條投資主體或母公司負責本企業(yè)境外單位檔案工作監督、指導。
第八條境外檔案工作應當有明確的分管領(lǐng)導、歸口管理部門(mén)、專(zhuān)職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內容：
(一)編制檔案工作發(fā)展規劃和年度工作計劃;。
(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;。
(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;。
(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業(yè)務(wù)交流工作;。
(六)負責境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓;一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務(wù)。崗位變動(dòng)時(shí)，應當及時(shí)辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的檔案。
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，納入業(yè)務(wù)部門(mén)職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應當及時(shí)修訂完善。
第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，按規定期限向檔案部門(mén)移交進(jìn)行集中管理。任何個(gè)人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：
(二)歸檔文件材料為原件;因故無(wú)原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說(shuō)明。
(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。
(四)非紙質(zhì)文件與其文字說(shuō)明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒(méi)有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當增加份數。
第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會(huì )計、人事等各類(lèi)文件材料，參照國內同類(lèi)文件材料的歸檔時(shí)間并結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個(gè)月內報投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。
為加強企業(yè)檔案管理，逐步實(shí)現規范化、標準化、制度化，更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)服務(wù)，根據《檔案法》及總公司有關(guān)檔案工作的規定，結合公司實(shí)際制定本制度。
2.1.適用范圍。
公司檔案主要包括：1.黨群工作;2.行政管理;3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi);4.生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi);5.產(chǎn)品檔案;6.科學(xué)技術(shù)研究檔案;7.基建檔案;8.設備儀器;9.會(huì )計檔案;10.干部職工檔案等十類(lèi)檔案管理。
2.2.文件資料的形成和歸檔。
2.2.1.公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種文件資料，由部門(mén)指定專(zhuān)人負責日常積累、整理和歸檔;各項管理工作中形成的文件資料，由各職能部門(mén)的兼職檔案員分門(mén)別類(lèi)做好日常積累、整理和歸檔工作。
2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進(jìn)行整理，以上資料于第二年六月底前移交到檔案室進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷歸檔。
2.2.1.2.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)包括經(jīng)營(yíng)部分包合同、分包結算、分包商評價(jià)表(包括供應商評價(jià)表);生產(chǎn)部的生產(chǎn)計劃、統計(表)報表、設備報表、設備檢查計劃報告等按年度整理、組卷，于第二年六月底前移交檔案室歸檔。
2.2.1.3.生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)檔案由質(zhì)量部專(zhuān)人按年度負責整理，于第二年六月底前移交檔案室進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷歸檔。
2.2.1.4.產(chǎn)品檔案涉及到的資料由各個(gè)部門(mén)按《分類(lèi)規則》11.5進(jìn)行收集整理，以承接項目全部完工后進(jìn)行整理，以產(chǎn)品入庫時(shí)間為準兩個(gè)月內整理、立卷移交檔案室歸檔。
2.2.1.5.科學(xué)技術(shù)研究檔案，由技術(shù)部在完成每一項科技成果之后兩個(gè)月內，按《分類(lèi)規則》11.6進(jìn)行整理、組卷，并向檔案室移交歸檔。
2.2.1.6基建檔案，在基建項目竣工驗收質(zhì)保期后兩個(gè)月內，由基建領(lǐng)導小組按《檔案分類(lèi)規則》11.7進(jìn)行整理、組卷、排列、編號，并移交檔案室歸檔。
2.2.1.7.設備儀器檔案及新購進(jìn)設備隨機資料，由生產(chǎn)設備部按《分類(lèi)規則》11.8進(jìn)行整理、組卷，并在兩個(gè)月內移交檔案室保管。
2.2.1.8.會(huì )計檔案，由財務(wù)部按《分類(lèi)規則》11.9整理裝訂成冊，排列編號并編制分類(lèi)目錄。在會(huì )計年度終了后在本部門(mén)保存一年后移到檔案室保管。
2.2.2.資料歸檔的基本要求。
2.2.2.1.文件資料必須保持成套性和完整性。
2.2.2.2.歸檔的文件資料必須準確反映各項活動(dòng)的真實(shí)內容。
2.2.2.3.在一個(gè)年度或一個(gè)項目結束后，由檔案員按照文件的特點(diǎn)，系統整理組成一個(gè)或若干個(gè)保管單位(卷、冊、袋、盒)，經(jīng)主管負責人審查簽字之后，按移交歸檔程序和時(shí)間要求，向檔案室移交歸檔。
2.2.2.4.每一個(gè)保管單位都要填寫(xiě)案卷封面(包括：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、項目名稱(chēng)、保管單位名稱(chēng)、編制日期、張數、保管期限、檔案號等)卷內目錄和備考表。
2.2.2.5.歸檔的文件資料必須符合國家規定的文件種類(lèi)、文件格式等有關(guān)要求，書(shū)寫(xiě)工整清楚，不準使用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書(shū)寫(xiě)。
2.2.3.歸檔份數。
2.2.3.1.各類(lèi)檔案歸檔一份。
2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。
2.2.4.歸檔案卷的交接。
2.2.4.1.公司各部門(mén)形成的技術(shù)文件，由資料員按照《分類(lèi)規則》進(jìn)行整理，填寫(xiě)《移交清單》一式兩份(本部門(mén)和公司檔案室各存一份)，由部門(mén)經(jīng)理審核后移交檔案室。
2.2.4.2.公司技術(shù)部、質(zhì)量部形成的技術(shù)文件，包括經(jīng)營(yíng)管理、產(chǎn)品、基建、科研類(lèi)等文件，由資料員按照《分類(lèi)規則》進(jìn)行整理、組卷，并編寫(xiě)技術(shù)文件歸檔說(shuō)明書(shū)，填寫(xiě)《移交清單》一式兩份(本部門(mén)和公司檔案室各存一份)。
2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則：
a.凡記述和反映公司重要活動(dòng)和歷史面貌，對企業(yè)有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案，列為永久保存。
b.凡在較長(cháng)時(shí)期內需要查考利用的檔案列為長(cháng)期保存(30年)。
c.凡在短時(shí)期內需要查考利用的'檔案列為短期保存。
d.介于兩者之間的檔案，一律從長(cháng)保存。
3.1.接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續。
3.2.存放檔案必須有專(zhuān)用柜，排列方法一律從左向右自上而下。
3.3.底圖存放要扎邊平放。藍圖按四號大小琴式折疊。
3.4.借閱檔案必須按借閱制度辦理。
3.5.每年12月31日前對庫房檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)、核對，做到賬物相符。
4.1.檔案庫房應具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設施條件。
4.2.檔案室每月進(jìn)行一次安全檢查，檢查情況應登記，發(fā)現問(wèn)題當即處理或向領(lǐng)導反映解決。
4.3.非庫房管理人員，不得進(jìn)入庫房。如因工作需要進(jìn)入庫房的，應由管理人員陪同。
5.1.檔案統計主要包括：檔案管理基本情況、檔案數量、檔案利用效果。
5.2.嚴格履行借閱手續，如實(shí)填寫(xiě)《借閱檔案登記表》，并妥善保存，作為積累檔案利用的依據。
5.3.檔案員要主動(dòng)與利用者聯(lián)系，請利用者協(xié)助填寫(xiě)“檔案利用效果登記表”并將利用效果實(shí)例匯編成冊。
5.4.檔案統計報表每年年底報總公司檔案室和唐山市檔案局一份，檔案室留兩份。
6.1.檔案管理人員必須貫徹執行國家保密制度及公司的檔案保密規定，確保檔案的安全。
6.2.檔案管理人員對所保管的檔案內容不得泄露。
6.3.不得擅自翻英復英傳抄檔案、資料。
6.4.經(jīng)鑒定批準銷(xiāo)毀的檔案、資料，必須送指定造紙廠(chǎng)銷(xiāo)毀，不準賣(mài)給廢品收購站。
6.5.發(fā)現檔案、資料丟失或下落不明，要立即報告保衛部門(mén)。
7.1.借閱檔案應根據檔案的重要程度履行不同的借閱手續。
7.3.凡外單位借閱檔案或復印案卷內容并帶出機關(guān)者，必須持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導簽字，方可調閱或復印，“介紹信”留存檔案室。
7.4.借閱檔案，借出時(shí)間最長(cháng)不超過(guò)15天。
7.5.借閱檔案的人員，必須保守檔案的機密，保證檔案的安全，不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復英轉借。
借出后歸還的檔案，檔案管理人員要認真核對、檢查，發(fā)現問(wèn)題要向借閱人當面提出，查明情況報告領(lǐng)導。
8.1.黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案實(shí)行新規則的編制歸檔文件目錄;產(chǎn)品、基建、設備儀器、科技、會(huì )計檔案編制總目錄、分類(lèi)目錄等。
8.2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和其他各項工作中形成的全部檔案為一個(gè)全宗。檔案室應在文書(shū)和業(yè)務(wù)部門(mén)立卷基礎上，按照“分類(lèi)規則”進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編目、排列、上架。
8.3.檔案室根據各類(lèi)檔案的不同要求，分別按年度或項目編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具。
8.4.全宗內的案卷目錄，應依分類(lèi)方案及時(shí)間順序排列并編號，專(zhuān)柜保存，并繪制案卷存放標識。
8.5.應用計算機存貯和檢索檔案。
9.1.檔案的鑒定，由檔案鑒定小組負責，檔案鑒定小組由公司主管領(lǐng)導、業(yè)務(wù)技術(shù)部門(mén)、經(jīng)理辦和檔案室的負責人員組成。
9.2.鑒定工作每三至五年進(jìn)行一次。
9.3.根據檔案保管期限規定，對超過(guò)保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見(jiàn)。
9.4.銷(xiāo)毀的檔案登記造冊，報經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由二人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀冊上簽字并注明年、月、日，銷(xiāo)毀清冊立卷歸檔長(cháng)期保存。
10.違規處罰。
對違反下列行為之一的直接責任人及主管領(lǐng)導人應視情節輕重給予不同程度的處罰，構成犯罪的依法追究刑事責任：
10.1.不按規定整理檔案，不按期向檔案室移交檔案的;。
10.2.因保管不善，造成檔案損毀、丟失的;。
10.3.偽造、涂改檔案的;。
10.4.擅自銷(xiāo)毀、抄錄、復制檔案的;。
10.5.泄露檔案內容，造成嚴重后果的。
11.分類(lèi)規則。
11.1.檔案分類(lèi)。
依據《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規則》要求，根據公司實(shí)際情況設置十個(gè)一級類(lèi)目，即黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、基本建設類(lèi)、設備儀器類(lèi)、會(huì )計檔案類(lèi)、干部職工檔案類(lèi)。
11.2.檔號編制原則。
11.2.1.唯一性原則：
檔案館內檔號應指代單一。不是編號對象應賦于不同代碼,一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號對象。
11.2.2.合理性原則：檔號結構必須與館藏檔案的整理分類(lèi)體系相適應。
11.2.3.穩定性原則：檔號一經(jīng)確定，一般不應隨意改變。
11.2.4.擴充性原則;檔號必須留有適當的遞增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要。
11.2.5.單性原則：檔號力求簡(jiǎn)短明了，以便減少代碼差錯，節省存儲空間，提高處理效率。
11.3.檔號的結構。
目錄號―類(lèi)別號―案卷號―頁(yè)號。
x―x?xx―xx―x。
11.4.黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案類(lèi)目設置及編號。
11.4.2.按二級類(lèi)目組織案卷。
11.4.3.檔號的結構形式。
上述四類(lèi)檔案編號結構形式采用四段式，編號由左至右排列，格式如下：
第一段為目錄號。
第二段為一級類(lèi)目代號，用“0、1、2、3”表示。
第三段為部門(mén)代號(二級類(lèi)目)。
第四段為案卷號，同一保管期限內流水編號。
11.4.4.案卷排列與編目。
同一保管期限內按黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)的順序逐年編制流水卷號，分三種保管期限編制案卷目錄。
利用新規則進(jìn)行文件級管理的，同一保管期限內同一年度按黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)順序編制流水件號，分三種保管期限編制歸檔文件目錄。
11.5.產(chǎn)品檔案類(lèi)目設置及編號。
產(chǎn)品生產(chǎn)檔案按所承接的工程項目----子項專(zhuān)業(yè)設置類(lèi)目，按二級類(lèi)目組織案卷。
11.5.1.檔號的結構形式。
產(chǎn)品檔案結構形成采用四段式，編號由左至右排列，格式如下：。
x―4?xx―xx。
第一段為目錄號。
第二段為一級類(lèi)目，用“4”表示產(chǎn)品檔案。
第三段為二級類(lèi)目，按產(chǎn)品種類(lèi)或型號設置。
第四段為案卷號，同一類(lèi)產(chǎn)品檔案的編號。
11.6.科學(xué)技術(shù)研究檔案。
11.6.1.類(lèi)目設置。
科學(xué)技術(shù)研究檔案按科研課題設置類(lèi)目，二級類(lèi)目根據科研課題完成的時(shí)間順序編制，按二級類(lèi)目組織案卷。
11.6.2.編號的結構形式。
科學(xué)技術(shù)研究檔案編號的結構形式采用四段式，格式如下：
x―5?xx―x。
第一段為目錄號。
第二段為一級類(lèi)目(科學(xué)技術(shù)研究檔案)代號，用“5”表示。
第三段為課題代號，根據科研項目排序編號。
第三段為案卷號，按項目流水編號。
11.6.3.案卷排列按二級類(lèi)目順序排列。
11.7.基本建設檔案類(lèi)目設置及編號。
11.7.1.類(lèi)目設置。
基本建設檔案按建設項目設置類(lèi)目，二級類(lèi)目根據基建項目完成的時(shí)間順序編制，按二級類(lèi)目組織案卷。
11.7.2.編號的結構形式。
基建檔案編號的結構形式采用五段式，格式如下：
x―6?xx?xx―x。
第一段為目錄號。
第二段為一級類(lèi)目(基本建設檔案)代號，用“6”表示。
第三段為建設項目代號，根據項目排序編號。
第五段為案卷號，按項目流水編號。
11.7.3.案卷排列按二級類(lèi)目順序排列。
11.8.設備儀器檔案類(lèi)目設置及編號。
11.8.1.類(lèi)目設置.設備儀器檔案按設備種類(lèi)(用途)設置類(lèi)目，設備儀器類(lèi)設置八個(gè)二級類(lèi)目(見(jiàn)類(lèi)目代號表)，按單位設備組織案卷。
11.8.2.編號的結構形式。
設備儀器檔案的編號結構形式采用五段式，格式如下：
x―7?xx?xx―x。
第一段為目錄號。
第一段為一級類(lèi)目(設備儀器檔案)代號，用“7“表示。
第三段為三級類(lèi)目，根據實(shí)有設備食品情況設備。
第四段為案卷號，按二級類(lèi)目流水編號。
11.8.3.案卷排列：按二級類(lèi)目順序排列。
11.9.會(huì )計檔案分類(lèi)、編號、排架細則。
11.9.1.類(lèi)目設置會(huì )計檔案按文件形式(名稱(chēng))設置類(lèi)目，會(huì )計檔案類(lèi)設置四個(gè)二級類(lèi)目(見(jiàn)類(lèi)目代號表)。
11.9.2.會(huì )計檔案結構形成采用五段式，格式如下：
x―8?xx?xx―x。
第一段為目錄號。
第二段為一級類(lèi)目(會(huì )計檔案)代號，用“8"表示。
第四段為三級類(lèi)目代號，用二位自然數表示。
第五段為案卷號，按二級類(lèi)目流水編號。
11.9.3.案卷排架(憑證、報表、其他)按二級類(lèi)目從1起流水排列、編號，賬簿類(lèi)按三級類(lèi)目流水排列編號。
11.10.干部職工檔案類(lèi)目設置及編號。
11.10.1.類(lèi)目設置。
干部職工檔案設置管理人員檔案、員工檔案、死亡職工檔案三個(gè)二級類(lèi)目。
11.10.2.編號的結構形式。
干部職工檔案的結構采用四段式，格式如下：
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凡酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報告、規定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì )議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。
酒店檔案一年接收一次，酒店各部門(mén)應于次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。
（1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。
（2）、酒店各部門(mén)的檔案按其形成的各種門(mén)類(lèi)和體裁列為一個(gè)全宗。
（3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統一的分類(lèi)檔案。
（4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。
（1）、酒店檔案應由專(zhuān)人負責保管，并定期進(jìn)行檢查。
（2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫(xiě)檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)總經(jīng)理批準。
（3）、借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。
（1）、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導的領(lǐng)導下，組成鑒定小組，按規定進(jìn)行。
（2）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)。
（3）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導批準，由兩人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)。
（4）、檔案移交要按國家有關(guān)規定執行。
（5）、檔案員調動(dòng)工作，須辦完檔案移交手續后方能離崗。
1、各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門(mén)內勤）收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復）無(wú)缺頁(yè)、破損現象。
4、下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件必須歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
1、認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規范”要求。
3、負責公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監督指導、業(yè)務(wù)培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的落實(shí)。
5、積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規章制度范文由精品學(xué)習網(wǎng)提供！
1、各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負責本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3、兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
5、接受本公司專(zhuān)職檔案員的監督指導。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
1、凡本部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。
2、各部門(mén)兼職檔案員，負責對本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
1、各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規定，對各類(lèi)檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要保持清潔衛生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發(fā)生。
5、檔案庫房?jì)茸龅健鞍朔馈奔捶辣I、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。
6、庫房?jì)葒澜鼰?，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫房門(mén)窗，確保安全。
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時(shí)間內歸還檔案室。
3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準進(jìn)入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。
5、對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺(jué)履行借閱手續。
2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時(shí)歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫(xiě)檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進(jìn)行檢查，確認檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。公司檔案管理規章制度范文由精品學(xué)習網(wǎng)提供！
6、一旦發(fā)現檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的責任。
解釋權歸公司行政人事部。
第一條為了加強財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證財務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，使其規范化、系統化，特制定本制度。
第二條財務(wù)部門(mén)是財務(wù)檔案的具體負責部門(mén)，財務(wù)檔案管理工作分為六大類(lèi)，包括會(huì )計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來(lái)文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據具體情況進(jìn)行詳細分類(lèi)。
第三條會(huì )計檔案管理包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算的專(zhuān)業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料。
具體包括：
1、會(huì )計憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會(huì )計憑證。
2、會(huì )計賬簿類(lèi)：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì )計賬簿。
3、財務(wù)報告類(lèi)：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會(huì )計報表及附表、附注和文字說(shuō)明，其它財務(wù)報告。
4、其它類(lèi)：會(huì )計檔案移交清冊、會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊、銀行余額調節表、其它應保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料。
第四條每月形成的會(huì )計檔案，應由專(zhuān)人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、編制會(huì )計檔案保管清冊，檔案依據分類(lèi)，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。
第五條應指定專(zhuān)人負責會(huì )計檔案的保管工作，檔案柜由專(zhuān)人負責分類(lèi)整理，檔案柜鑰匙由專(zhuān)人負責保管。
第六條保存的會(huì )計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會(huì )計檔案的人員，不得在會(huì )計憑證上涂畫(huà)，不得拆封、抽換會(huì )計檔案。
第七條財務(wù)部門(mén)負責設置會(huì )計檔案查閱登記清冊，及時(shí)登記查閱人或者復制人的姓名、部門(mén)、日期、查閱內容、歸還日期等。
第八條會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類(lèi)。
第九條會(huì )計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。
第十條對會(huì )計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會(huì )批準。
第十一條保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：
1、編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，列明銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案名稱(chēng)、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。
2、集團總裁、財務(wù)總監在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀冊上簽署意見(jiàn)。
3、集團財務(wù)管理部負責銷(xiāo)毀會(huì )計檔案，財務(wù)總監與董事長(cháng)辦公室人員共同監銷(xiāo)。
4、監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前，應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案；銷(xiāo)毀后，應在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽字蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告公司總裁。
第十二條保管期滿(mǎn)但未結清債權債務(wù)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀。應獨立抽出立卷，保管到結清債權債務(wù)為止。
第十三條計算機電子財務(wù)文檔，原則上應當打印出書(shū)面會(huì )計檔案進(jìn)行保存，同時(shí)刻錄成光盤(pán)進(jìn)行備份保管。
第十四條公司分立，會(huì )計檔案由分立后的一方統一保管，另一方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì )計檔案。對其中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規定辦法交接手續。
第十五條公司合并，原單位形成的會(huì )計檔案應當由合并后的單位統一保管。
第十六條公司之間交接會(huì )計檔案的，交接雙方應當辦理會(huì )計檔案交接手續。
第十七條交接會(huì )計檔案時(shí)，交接雙方應當按照會(huì )計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的財務(wù)負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監交人應當在會(huì )計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第十八條年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應依據時(shí)間、類(lèi)別分別由專(zhuān)人保管。
第二十條年度報告及審計資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借閱審批流程批準，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、部門(mén)、數量等，并由接收人簽字或蓋章。
第二十一條資金類(lèi)檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。
第二十二條資金類(lèi)檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類(lèi)保管。
第二十三條融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。
第二十五條預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案，預算調整方案，預算執行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。
第二十六條預算檔案按年度分類(lèi)保管。年度預算應永久保存。
第二十七條日常往來(lái)財務(wù)文件分為內部往來(lái)財務(wù)文件及外部財務(wù)文件兩大類(lèi)。其中內部往來(lái)財務(wù)文件包括各子公司、各部門(mén)之間以及部門(mén)內部發(fā)放的文件，包括“內部請示報告”、“內部通知”“股東會(huì )決議”“董事會(huì )決議”等；外部文件包括公司同外單位之間的所有國、、內外往來(lái)文件。
第二十八條日常往來(lái)財務(wù)文件應依據內容進(jìn)行分類(lèi)保存，如內部規章制度，審計往來(lái)文件等等；外部往來(lái)財務(wù)文件應依據往來(lái)單位進(jìn)行分類(lèi)存檔。
第二十九條公司內部往來(lái)財務(wù)文件或外部財務(wù)文件亦需依據時(shí)間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。
第三十條依據集團合同管理規定建立合同臺賬，進(jìn)行合同檔案管理。
第三十一條按合同性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時(shí)處理。
第三十二條合同原件無(wú)特殊情況不得外借?？稍谪攧?wù)部門(mén)查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經(jīng)批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續，以影印件借出。
第三十三條合同文檔須指派專(zhuān)人負責。
第三十四條本辦法由集團財務(wù)管理部負責解釋、修《·》訂。
第三十五條本辦法經(jīng)董事長(cháng)辦公室批準后生效，自生效之日起開(kāi)始實(shí)施。
一、公司的檔案管理人員為保密工作的直接責任人，應自覺(jué)對公司的檔案材料進(jìn)行保密。
二、在正常的工作業(yè)務(wù)中，需要提供屬于公司機密事項時(shí)，必須經(jīng)集團董事長(cháng)同意后，方可提供。
三、對公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì )議材料各單位進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放。
四、保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的份數，不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進(jìn)行管理，復制中形成的廢頁(yè)應作為密件銷(xiāo)毀。
五、絕密級文件、資料不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)集團公司主要領(lǐng)導批準，并履行登記手續。未經(jīng)同意，不得擅自復印、翻印和摘抄。
六、保密文件在發(fā)送裝封時(shí)應按批準份數認真清點(diǎn)、裝封，切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標明文件的密級。封口時(shí)，不應用釘書(shū)釘封口的方式，應采用密封的'方式。
七、涉及國-家-機-密和公司商業(yè)秘密的文件，原則上不用傳真方式發(fā)送，確因緊急情況需要時(shí)，要用密碼傳真傳送，不允許用普通傳真機和電子郵件傳送；絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
一律不得拆封。保密文件的登記、編號，要與一般文件分開(kāi)進(jìn)行。
九、傳閱保密文件時(shí)，必須由指定的人員統一掌握。不經(jīng)過(guò)集團主要領(lǐng)導批準，不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應在辦公室閱讀秘密文件，公司領(lǐng)導確需在家中閱讀秘密文件時(shí)，應按照有關(guān)規定，做好保密工作。
十、保密文件必須存放在有保密設施的辦公室及設備中保管，并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。
十一、建立公司保密文件清退制度，每逢重大節假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現遺失，要及時(shí)追查處理。
十二、如保密人員因工作調動(dòng)或其它原因而長(cháng)期離開(kāi)崗位前，必須把自己經(jīng)營(yíng)的秘密文件全部移交清楚。移交時(shí)，要造冊、清點(diǎn)、核對，并且要履行簽收手續。
十三、保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全，對有查考價(jià)值的要整理立卷，其他文件可按有關(guān)規定處理。調閱公司的保密檔案，須經(jīng)公司主要領(lǐng)導批準。
十四、保密文件銷(xiāo)毀前，必須逐一登記，并在報集團主要領(lǐng)導批準后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷(xiāo)盡。絕密文件應指定專(zhuān)人在公司內銷(xiāo)毀。
意不要談?wù)撐闹械臋C密事項，不讓無(wú)關(guān)人員隨意瀏覽，不得在無(wú)保密措施的無(wú)線(xiàn)電話(huà)中談?wù)摍C密事項等等。
十六、公司印制各類(lèi)簡(jiǎn)報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開(kāi)發(fā)表的稿件、信息，承辦人應經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批，不得涉及和泄露國家及公司秘密。
十七、公司工作人員在外出訪(fǎng)問(wèn)、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習交流展覽演示等公務(wù)活動(dòng)中，不準隨身攜帶密級文件、資料，要嚴格遵守保密紀律，防止泄露事件發(fā)生。
第一條 各級保密人員要相互協(xié)調配合，應主動(dòng)為公司和公司各業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù)，公司各業(yè)務(wù)部門(mén)應自覺(jué)接受保密部門(mén)的指導、監督和檢查。
第二條 在對外交往與合作中，對方以正當理由和途徑要求提供屬于公司機密事項時(shí)，將由公司保密委員會(huì )立會(huì )研究決定后，方可提供。保密委員會(huì )嚴格執行國家的保密規定，該提供的提供，不該提供的堅決不提供。
第三條 對公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì )議材料各單位進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放。
第四條 保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的份數，不得擅自多印留存。密碼電報一律不得復印。復制文件應按原文密級進(jìn)行管理，復制中形成的廢頁(yè)應作為密件銷(xiāo)毀。
第五條 絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并履行登記手續。未經(jīng)同意，不得擅自復印、翻印和摘抄。
第六條 保密文件在發(fā)送裝封時(shí)應按批準份數認真清點(diǎn)、裝封，切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標明文件的密級。封口時(shí)，不應用釘書(shū)釘封口的方式，應采用密封的方式。
第七條 涉及國-家-機-密和公司商業(yè)秘密的文件，原則上不用傳真方式發(fā)送，確因緊急情況需要時(shí)，要用密碼傳真傳送，不允許用普通傳真機和電子郵件傳送；絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸；不得以明碼電報拍發(fā)秘密文件，也不得明電密電混用。
第八條保密文件接收時(shí)應由公司保密人員拆封，其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號，要與一般文件分開(kāi)進(jìn)行。
第九條 傳閱保密文件時(shí)，必須由指定的人員統一掌握。不經(jīng)過(guò)領(lǐng)導批準，不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應在辦公室閱讀秘密文件，公司領(lǐng)導確需在家中閱讀秘密文件時(shí)，應按照有關(guān)規定，做好保密工作。傳閱或借閱文件，要嚴格堅持登記制度。
第十條 保密文件必須存放在有保密設施的辦公室及設備中保管，并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。
第十一條 建立公司保密文件清退制度，每逢重大節假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現遺失，要及時(shí)追查處理。
第十二條 如保密人員因工作調動(dòng)或其它原因而長(cháng)期離開(kāi)崗位前，必須把自己經(jīng)營(yíng)的秘
密文件全部移交清楚。移交時(shí)，要造冊、清點(diǎn)、核對，并且要履行簽收手續。
第十三條 保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全，對有查考價(jià)值的要整理立卷，其他文件可按有關(guān)規定處理。調閱公司的保密檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準。
第十四條 保密文件銷(xiāo)毀前，必須逐一登記，并在報領(lǐng)導批準后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷(xiāo)盡。絕密文件應指定專(zhuān)人在公司內銷(xiāo)毀。
第十五條 以上保密文件擬制、處理、管理的各個(gè)環(huán)節，要建立嚴格的登記制度，在工作過(guò)程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C密事項，不讓無(wú)關(guān)人員隨意瀏覽，不得在無(wú)保密措施的無(wú)線(xiàn)電話(huà)中談?wù)摍C密事項等等。
第十六條 公司印制各類(lèi)簡(jiǎn)報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開(kāi)發(fā)表的稿件、信息，承辦人應經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批，不得涉及和泄露國家及公司秘密。
第十七條 公司工作人員在外出訪(fǎng)問(wèn)、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習交流展覽演示等公務(wù)活動(dòng)中，不準隨身攜帶密級文件、資料，要嚴格遵守保密紀律，在預案中應采取措施，防止泄露事件發(fā)生。
第一條 設立目的
為做好檔案的安全保密工作，根據《中華人民共和國保密法》及有關(guān)保密規定，制定本制度。
第二條 工作原則
檔案工作人員應以維護檔案完整、準確、系統、安全為準則，不得私自摘抄、復印、傳播密級檔案內容。
第三條 對檔案工作人員的保密要求
一、日常工作要求
1. 檔案工作人員在接受、保管、提供查閱利用檔案資料時(shí)，要按有關(guān)規定認真核對，做到簽字、登記、注銷(xiāo)等手續齊全，帳目清楚。查閱密級檔案，必須履行批準手續，在檔案室內查閱，復印只能在檔案館復印。未經(jīng)批準，不準將密級檔案借出。
2. 檔案工作人員要嚴格守國-家-機-密，不準隨意摘抄、傳播密級檔案的內容，不準利用職權私自復印檔案材料。
3. 凡規定不能查閱和不該摘抄的檔案材料，一律不準查閱、摘抄和復印。凡需復制保密檔案材料，須經(jīng)______批準后，方可復制。
4. 檔案室無(wú)人時(shí)，應將門(mén)、窗關(guān)牢，柜上鎖，確保安全無(wú)誤。
5. 嚴守保密規定，不該說(shuō)的話(huà)不說(shuō)，不該做的事不做，做到“保守機密，慎之又慎”。
6. 在工作形成的廢紙，不得隨意亂扔。
7. 檔案信息上網(wǎng)，須遵守信息保密規則，確保檔案完整與安全，嚴防泄密。
8. 防止通過(guò)電話(huà)、傳真、計算機網(wǎng)絡(luò )、筆記本電腦和移動(dòng)存儲設備等泄密，嚴禁使用涉密計算機登陸國際互聯(lián)網(wǎng)，不私自保存、復制和銷(xiāo)毀秘密載體。
9. 每年進(jìn)行_____次保密檢查，并報上級______。
二、檔案銷(xiāo)毀工作要求
經(jīng)過(guò)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案材料，要按有關(guān)規定寫(xiě)出鑒定報告、銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)______批準后，由_____人以上監督銷(xiāo)毀。
三、特殊情況的處理方法
若所借檔案丟失，檔案工作人員須及時(shí)通知_____部門(mén)，并寫(xiě)明情況（丟失時(shí)間、地點(diǎn)、具體檔案名稱(chēng)等）以便及時(shí)處理。
第四條 附則
本制度經(jīng)_____核準后實(shí)施，增設修訂亦同。
本制度最終解釋權歸本公司。
為進(jìn)一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實(shí)現人事檔案管理的規范化、制度化、科學(xué)化，根據《中華人民共和國檔案法》及《企業(yè)職工檔案管理工作規定》，結合公司實(shí)際，制定本辦法。
1、人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現以及工作變動(dòng)等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據。
2、在檔案管理中，應嚴格執行保密制度，保證檔案安全。
（一）綜合辦勞資員
1、負責正確應用好檔案，做到職工檔案工資的準確無(wú)誤。
2、負責辦理工人檔案的查閱、借閱和轉遞手續。
3、負責登記工人工作變動(dòng)情況。
4、負責為有關(guān)部門(mén)提供職工情況
5、負責定期向本單位檔案室移交檔案。
（二）綜合辦檔案員
1、負責保管工人檔案，做好對勞資使用檔案情況的監督。
2、負責收集、鑒別和整理工人檔案材料。
3、負責做好工人檔案的安全、保密、保護工作。
（一）工人檔案的內容和分類(lèi)：
2、自傳材料。是指自己撰寫(xiě)的傳記材料；
10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類(lèi)不能包括的、有較大-參-考價(jià)值的，以及縣或相當縣級以上組織蓋章的結論材料。
11、材料內容混在一起無(wú)法按上述分類(lèi)的，按其主要內容確定歸類(lèi)。
（二）檔案的收集、鑒別與歸檔
1、勞動(dòng)工資部門(mén)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲、轉正定級、入黨、入團、調資升級等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。
2、對遺失的檔案應積極查找，確實(shí)查找不到的應登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后補建。
3、檔案材料不齊全的，應由勞資部門(mén)負責收集、補充，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后歸檔。
4、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料真實(shí)、文字清楚，手續完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。
5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對頭尾不清，來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔。
6、不屬于歸檔的材料，應登記造冊，轉交本人保存，或轉交有關(guān)部門(mén)保管或處理。
7、 各類(lèi)歸檔材料一般按每項材料形成的時(shí)間，由遠至近依次排列。其中第一類(lèi)，應將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁(yè)（在目錄上仍按時(shí)間順序排列）。
（三）檔案的保管
1、建立健全檔案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
2、嚴禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。
3、勞動(dòng)工資部門(mén)成員及其直系親屬和主要社會(huì )關(guān)系成員的檔案應轉交組織、人事部門(mén)代管。
4、檔案按姓氏或拼音字母編號等方法進(jìn)行排序，并按規定的分類(lèi)裝訂成冊。
5、職工死亡后，其檔案移交本單位檔案管理部門(mén)保管。對國家和單位有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》（齊辦發(fā)〔1996〕66號）有關(guān)規定移交公司檔案館保管。
6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動(dòng)離職、出國不歸等人員的檔案，按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》有關(guān)規定移交檔案管理部門(mén)保管。
7、調動(dòng)、解除（終止）勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動(dòng)合同手續后，由公司勞動(dòng)工資部在30日內轉交新的工作單位或勞動(dòng)保障行政部門(mén)。
（四）檔案的借閱與查閱
1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。
2、檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時(shí)，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門(mén)負責人批準，辦理借閱手續。外單位借閱檔案時(shí)，還應出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，檔案員必須及時(shí)追回。
3、借閱檔案時(shí)，檔案員和借閱者要當面點(diǎn)清材料份數和頁(yè)數，登記簽名。歸還時(shí)當面交清，雙方簽字認可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁(yè)、損壞等情況時(shí)，應立即追查責任。
4、查閱檔案，必須有查閱單位領(lǐng)導簽字。外單位查閱應持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動(dòng)工資部門(mén)負責人同意后，方可查閱。未經(jīng)同意，不得摘錄、復制檔案材料。嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。
5、檔案查閱應遵守以下規定：
（1）查閱檔案應在閱檔室進(jìn)行，且應2人以上，其中至少要有1名中共黨員；
（2） 在查閱檔案時(shí)，嚴禁吸煙等可能污損檔案的行為；
（3） 查閱檔案的人員，對檔案內容應嚴格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。
（五）檔案的轉遞
1、檔案應通過(guò)公司機要部門(mén)轉遞或派專(zhuān)人送取，不準郵寄或交本人自帶。
2、對轉出的檔案，必須按“企業(yè)職工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝。對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。
3、接收單位收到檔案經(jīng)核對無(wú)誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回。逾期一個(gè)月轉出單位未收到回執應及時(shí)催問(wèn)，以防丟失。
（六）處罰
有下列行為之一的，視情節輕重，由主管部門(mén)對有關(guān)責任人員給予行政處分或經(jīng)濟處罰：
1、不按規定建立檔案工作管理制度或檔案保管條件不當危及檔案安全，造成損失的；
2、發(fā)現檔案破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況，未及時(shí)采取措施造成損失的；
3、不按有關(guān)規定將應歸檔的文件材料向本單位檔案機構或檔案館移交的；
4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；
5、阻撓、拒絕檔案管理部門(mén)依法監督檢查的或對檢舉揭發(fā)違法行為者打擊報復的；
6、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；
7、違反國家有關(guān)檔案法規的。
（七）檔案員守則
1、認真執行檔案管理規定，遵守保密制度，忠于職守。
2、保護檔案的安全，不得擅自轉移、分散或銷(xiāo)毀檔案材料。
3、除轉正定級、黨團、調資升級、獎懲等政黨性材料可以隨時(shí)歸檔外，其它材料應隨時(shí)進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可歸檔。
4、需要銷(xiāo)毀或處理的檔案材料，必須經(jīng)登記和批準后方可處理。5、不準無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。不向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內容。
5、檔案材料書(shū)寫(xiě)時(shí)一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
6、檔案管理應做到：認真鑒別、人檔相符、分類(lèi)準確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規范、存放整齊、查（借）閱有手續。
檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護檔案的完整與安全，制定本制度。
（一）根據保存檔案的數量，必須設置使用的專(zhuān)門(mén)檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲(chóng)等設施。
（二）注重采用科學(xué)的現代化的檔案保管，利用高技術(shù)手段、管理方法和設施設備，上等級和有條件的應配備去濕機、空調和微機等現代化設備，努力延長(cháng)檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。
（三）接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，對接收和移出的檔案要及時(shí)登記和統計，并進(jìn)行規范化整理，保證檔案完整、系統。
（四）做好檔案庫房管理工作，保證庫房?jì)葯n案柜架和檔案排放、編號合理有序，便于保管和利用，嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
（五）保證庫房?jì)葴貪穸确蠂乙幎ǖ臉藴剩囟?4－24℃，濕度45－65％）。
（六）對保管的檔案要每年進(jìn)行一次小檢查，年終進(jìn)行一次大檢查，發(fā)現蟲(chóng)蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現象要及時(shí)報告領(lǐng)導，并積極采取措施予以處理。
（七）要定期對庫藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，做到帳務(wù)相符，對損壞和模糊不清的檔案要及時(shí)搶救和修復。
檔案工作人員要有高度責任心。在檔案管理工作中，嚴格遵守以下制度：
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來(lái)，建立起內容豐富、結構合理的館、室藏結構，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。
凡是反映本單位工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。
1、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并需執行的文件，普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執行的法規性文件，上級召開(kāi)的需貫徹執行的會(huì )議主要文件以及上級領(lǐng)導針對本單位的重要講話(huà)、指示等。
2、本單位黨、政、工、團、人事、財會(huì )、保衛、基建和業(yè)務(wù)（經(jīng)濟）、科技等工作以及各內部機構形成的有查考、利用價(jià)值的文件材料。
3、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執行，業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。
4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結、請示、干部任免、典型材料、統計報表和法規性備案文件材料。
5、本單位重要活動(dòng)，重大事件以及專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書(shū)、實(shí)物等。
需要歸檔的文件材料，一般按年度進(jìn)行整理、歸檔。即須在當年上半年內，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進(jìn)行規范整理和實(shí)行集中保管。
對于專(zhuān)業(yè)方面的專(zhuān)門(mén)文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當延長(cháng)收集歸檔時(shí)間，但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。
1、歸檔進(jìn)室的文件材料須齊全、完整、準確，即每年需歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件頁(yè)數等，不得殘缺不齊。
2、歸檔進(jìn)室的文件材料應系統、條理、規范，即符合文件的自然形成規律，保管期限區分準確、分類(lèi)科學(xué)、組卷合理，卷內文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進(jìn)室的案卷技術(shù)加工符合要求，即案卷封面填寫(xiě)內容齊全準確，格式規范，統一打??；案卷裝訂整齊美觀(guān)，案卷排列及編號符合規定。
4、機關(guān)單位發(fā)文應普遍建立“兩套制”；機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及撤銷(xiāo)單位的檔案都要按照國家規定，定期向區檔案館移交。
1、工人檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現以及工作變動(dòng)等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據。
2、在檔案治理中，應嚴格執行保密制度，保證檔案安全。
1、負責正確應用好檔案，做到職工檔案工資的準確無(wú)誤。
2、負責辦理工人檔案的查閱、借閱和轉遞手續。
3、負責登記工人工作變動(dòng)情況。
4、負責為有關(guān)部門(mén)提供職工情況。
5、負責定期向本單位檔案室移交檔案。
1、負責保管工人檔案，做好對勞資使用檔案情況的監督。
2、負責收集、鑒別和整理工人檔案材料。
3、負責做好工人檔案的安全、保密、保護工作。
2、自傳材料。是指自己撰寫(xiě)的傳記材料；
10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類(lèi)不能包括的、有較大參考價(jià)值的，以及縣或相當縣級以上組織蓋章的結論材料。
11、材料內容混在一起無(wú)法按上述分類(lèi)的，按其主要內容確定歸類(lèi)。
1、勞動(dòng)工資部門(mén)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲、轉正定級、入黨、入團、調資升級等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。
2、對遺失的檔案應積極查找，確實(shí)查找不到的應登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后補建。
3、檔案材料不齊全的，應由勞資部門(mén)負責收集、補充，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后歸檔。
4、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料真實(shí)、文字清楚，手續完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。
5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對頭尾不清，來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔。
6、不屬于歸檔的材料，應登記造冊，轉交本人保存，或轉交有關(guān)部門(mén)保管或處理。
7、各類(lèi)歸檔材料一般按每項材料形成的時(shí)間，由遠至近依次排列。其中第一類(lèi)，應將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁(yè)（在目錄上仍按時(shí)間順序排列）。
1、建立健全檔案治理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
2、嚴禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。
3、勞動(dòng)工資部門(mén)成員及其直系親屬和主要社會(huì )關(guān)系成員的檔案應轉交組織、人事部門(mén)代管。
4、檔案按姓氏或拼音字母編號等方法進(jìn)行排序，并按規定的分類(lèi)裝訂成冊。
5、職工死亡后，其檔案移交本單位檔案治理部門(mén)保管。對國家和單位有非凡貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集治理辦法》有關(guān)規定移交公司檔案館保管。
6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動(dòng)離職、出國不歸等人員的檔案，按《齊魯石化公司檔案接受征集治理辦法》有關(guān)規定移交檔案治理部門(mén)保管。
7、調動(dòng)、解除（終止）勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動(dòng)合同手續后，由公司勞動(dòng)工資部在30日內轉交新的工作單位或勞動(dòng)保障行政部門(mén)。
1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。
2、檔案除非凡情況外一般不借出查閱，如必須借閱時(shí)，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門(mén)負責人批準，辦理借閱手續。外單位借閱檔案時(shí)，還應出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，檔案員必須及時(shí)追回。
3、借閱檔案時(shí)，檔案員和借閱者要當面點(diǎn)清材料份數和頁(yè)數，登記簽名。歸還時(shí)當面交清，雙方簽字認可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁(yè)、損壞等情況時(shí)，應立即追查責任。
4、查閱檔案，必須有查閱單位領(lǐng)導簽字。外單位查閱應持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動(dòng)工資部門(mén)負責人同意后，方可查閱。未經(jīng)同意，不得摘錄、復制檔案材料。嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。
5、檔案查閱應遵守以下規定：
（1）查閱檔案應在閱檔室進(jìn)行，且應2人以上，其中至少要有1名中共黨員；
（2）在查閱檔案時(shí)，嚴禁吸煙等可能污損檔案的行為；
（3）查閱檔案的人員，對檔案內容應嚴格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。
1、檔案應通過(guò)公司機要部門(mén)轉遞或派專(zhuān)人送取，不準郵寄或交本人自帶。
2、對轉出的檔案，必須按“企業(yè)職工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝。對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。
3、接收單位收到檔案經(jīng)核對無(wú)誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回。逾期一個(gè)月轉出單位未收到回執應及時(shí)催問(wèn)，以防丟失。
有下列行為之一的，視情節輕重，由主管部門(mén)對有關(guān)責任人員給予行政處分或經(jīng)濟處罰：
1、不按規定建立檔案工作治理制度或檔案保管條件不當危及檔案安全，造成損失的；
2、發(fā)現檔案破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況，未及時(shí)采取措施造成損失的；
3、不按有關(guān)規定將應歸檔的文件材料向本單位檔案機構或檔案館移交的；
4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；
5、阻撓、拒絕檔案治理部門(mén)依法監督檢查的或對檢舉揭發(fā)違法行為者打擊報復的；
6、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；
7、違反國家有關(guān)檔案法規的。
1、認真執行檔案治理規定，遵守保密制度，忠于職守。
2、保護檔案的安全，不得擅自轉移、分散或銷(xiāo)毀檔案材料。
3、除轉正定級、黨團、調資升級、獎懲等政黨性材料可以隨時(shí)歸檔外，其它材料應隨時(shí)進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可歸檔。
4、需要銷(xiāo)毀或處理的檔案材料，必須經(jīng)登記和批準后方可處理。
5、不準無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。不向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內容。
5、檔案材料書(shū)寫(xiě)時(shí)一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
6、檔案治理應做到：認真鑒別、人檔相符、分類(lèi)準確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規范、存放整潔、查（借）閱有手續。