規章制度的目的是確保每個(gè)成員了解和遵守組織的運作準則。請大家認真學(xué)習和遵守規章制度，共同維護好組織的和諧穩定。

檔案管理制度

第一條為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機構及其職責。

1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

第三條歸檔制度。

1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

第四條檔案保管制度。

1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄;根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。

第五條檔案借閱制度。

1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

第六條二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。

第七條本制度從二o一四年十月一日起執行。

企業(yè)檔案管理制度方案

為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合部的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導。

1、凡是反映公司戰略發(fā)展、企業(yè)管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等事項，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

3、各部門(mén)歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；

以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，投資部及風(fēng)險部各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。

6、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

7、所有歸檔的文件及其他資料都要建立電子檔案，由各部門(mén)制作掃描件并整理歸檔，歸檔完成后在綜合部檔案管理人員的監督下統一在檔案室進(jìn)行電子檔案備份。

1、公司綜合部設檔案室，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須檔案臺賬與實(shí)物相符，電子檔案與紙質(zhì)檔案相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

8、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。

1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。

6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。

7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

六、其他。

1、本制度綜合部負責修訂、完善并解釋。

2、本制度自公布之日起執行。

將本文的word文檔下載到電腦，方便收藏和打印。

企業(yè)檔案的管理制度

1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時(shí)需辦理查閱登記手續，填寫(xiě)"借閱登記表"。查閱黨組會(huì )議記錄須注明借閱用途，并經(jīng)黨組主要負責人批準。

2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后，予以查閱。

3、查閱檔案，只限于在指定場(chǎng)所進(jìn)行，未經(jīng)批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。

4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

5、查閱檔案和需復?。ú糠只蛉浚n案材料的`，應在利用效果登記表上注明，并經(jīng)登記。

6、數字檔案查詢(xún)一般通過(guò)網(wǎng)上進(jìn)行，查閱者通過(guò)網(wǎng)上檔案查詢(xún)系統查詢(xún)檔案，檔案管理員接到查詢(xún)申請后，按檔案查借閱權限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。

7、要愛(ài)護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁(yè)、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現有上述情況者，按《檔案法》規定進(jìn)行必要處理。

8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時(shí)將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫(xiě)《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進(jìn)行登記，以更好地為社會(huì )主義現代化建設服務(wù)。

公司企業(yè)工人檔案管理制度

凡酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報告、規定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì )議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。

酒店檔案一年接收一次，酒店各部門(mén)應于次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。

（1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。

（2）、酒店各部門(mén)的檔案按其形成的各種門(mén)類(lèi)和體裁列為一個(gè)全宗。

（3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統一的分類(lèi)檔案。

（4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。

（1）、酒店檔案應由專(zhuān)人負責保管，并定期進(jìn)行檢查。

（2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫(xiě)檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)總經(jīng)理批準。

（3）、借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。

（1）、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導的領(lǐng)導下，組成鑒定小組，按規定進(jìn)行。

（2）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)。

（3）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導批準，由兩人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)。

（4）、檔案移交要按國家有關(guān)規定執行。

（5）、檔案員調動(dòng)工作，須辦完檔案移交手續后方能離崗。

公司企業(yè)工人檔案管理制度

規范人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。

檔案袋，電子檔案以hr信息管理系統為平臺進(jìn)行統一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴格保密員工的信息資料。

4.2檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：

身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、個(gè)人信息表、戶(hù)口本復印件、勞動(dòng)合同等。

本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產(chǎn)黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應當符合國家法律法規、政策文件的規定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機構由檔案代保管服務(wù)機構工作人員放入員工的檔案。

質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調動(dòng)、任命、借用、離職申請、考核管理等。

4.5本部門(mén)職工的人事檔案調閱需經(jīng)部門(mén)主管、管理部經(jīng)理批準。

4.6調閱檔案原則上在管理部門(mén)內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出管理部門(mén)、需管理部經(jīng)理批準。

4.7所有調閱檔案，均需登記備案。

4.8離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀，部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以上銷(xiāo)毀。

公司企業(yè)工人檔案管理制度

1、工人檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現以及工作變動(dòng)等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據。

2、在檔案治理中，應嚴格執行保密制度，保證檔案安全。

1、負責正確應用好檔案，做到職工檔案工資的準確無(wú)誤。

2、負責辦理工人檔案的查閱、借閱和轉遞手續。

3、負責登記工人工作變動(dòng)情況。

4、負責為有關(guān)部門(mén)提供職工情況。

5、負責定期向本單位檔案室移交檔案。

1、負責保管工人檔案，做好對勞資使用檔案情況的監督。

2、負責收集、鑒別和整理工人檔案材料。

3、負責做好工人檔案的安全、保密、保護工作。

2、自傳材料。是指自己撰寫(xiě)的傳記材料；

10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類(lèi)不能包括的、有較大參考價(jià)值的，以及縣或相當縣級以上組織蓋章的結論材料。

11、材料內容混在一起無(wú)法按上述分類(lèi)的，按其主要內容確定歸類(lèi)。

1、勞動(dòng)工資部門(mén)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲、轉正定級、入黨、入團、調資升級等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。

2、對遺失的檔案應積極查找，確實(shí)查找不到的應登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后補建。

3、檔案材料不齊全的，應由勞資部門(mén)負責收集、補充，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后歸檔。

4、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料真實(shí)、文字清楚，手續完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。

5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對頭尾不清，來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔。

6、不屬于歸檔的材料，應登記造冊，轉交本人保存，或轉交有關(guān)部門(mén)保管或處理。

7、各類(lèi)歸檔材料一般按每項材料形成的時(shí)間，由遠至近依次排列。其中第一類(lèi)，應將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁(yè)（在目錄上仍按時(shí)間順序排列）。

1、建立健全檔案治理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

2、嚴禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。

3、勞動(dòng)工資部門(mén)成員及其直系親屬和主要社會(huì )關(guān)系成員的檔案應轉交組織、人事部門(mén)代管。

4、檔案按姓氏或拼音字母編號等方法進(jìn)行排序，并按規定的分類(lèi)裝訂成冊。

5、職工死亡后，其檔案移交本單位檔案治理部門(mén)保管。對國家和單位有非凡貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集治理辦法》有關(guān)規定移交公司檔案館保管。

6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動(dòng)離職、出國不歸等人員的檔案，按《齊魯石化公司檔案接受征集治理辦法》有關(guān)規定移交檔案治理部門(mén)保管。

7、調動(dòng)、解除（終止）勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動(dòng)合同手續后，由公司勞動(dòng)工資部在30日內轉交新的工作單位或勞動(dòng)保障行政部門(mén)。

1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。

2、檔案除非凡情況外一般不借出查閱，如必須借閱時(shí)，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門(mén)負責人批準，辦理借閱手續。外單位借閱檔案時(shí)，還應出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，檔案員必須及時(shí)追回。

3、借閱檔案時(shí)，檔案員和借閱者要當面點(diǎn)清材料份數和頁(yè)數，登記簽名。歸還時(shí)當面交清，雙方簽字認可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁(yè)、損壞等情況時(shí)，應立即追查責任。

4、查閱檔案，必須有查閱單位領(lǐng)導簽字。外單位查閱應持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動(dòng)工資部門(mén)負責人同意后，方可查閱。未經(jīng)同意，不得摘錄、復制檔案材料。嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

5、檔案查閱應遵守以下規定：

（1）查閱檔案應在閱檔室進(jìn)行，且應2人以上，其中至少要有1名中共黨員；

（2）在查閱檔案時(shí)，嚴禁吸煙等可能污損檔案的行為；

（3）查閱檔案的人員，對檔案內容應嚴格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。

1、檔案應通過(guò)公司機要部門(mén)轉遞或派專(zhuān)人送取，不準郵寄或交本人自帶。

2、對轉出的檔案，必須按“企業(yè)職工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝。對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。

3、接收單位收到檔案經(jīng)核對無(wú)誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回。逾期一個(gè)月轉出單位未收到回執應及時(shí)催問(wèn)，以防丟失。

有下列行為之一的，視情節輕重，由主管部門(mén)對有關(guān)責任人員給予行政處分或經(jīng)濟處罰：

1、不按規定建立檔案工作治理制度或檔案保管條件不當危及檔案安全，造成損失的；

2、發(fā)現檔案破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況，未及時(shí)采取措施造成損失的；

3、不按有關(guān)規定將應歸檔的文件材料向本單位檔案機構或檔案館移交的；

4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；

5、阻撓、拒絕檔案治理部門(mén)依法監督檢查的或對檢舉揭發(fā)違法行為者打擊報復的；

6、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；

7、違反國家有關(guān)檔案法規的。

1、認真執行檔案治理規定，遵守保密制度，忠于職守。

2、保護檔案的安全，不得擅自轉移、分散或銷(xiāo)毀檔案材料。

3、除轉正定級、黨團、調資升級、獎懲等政黨性材料可以隨時(shí)歸檔外，其它材料應隨時(shí)進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可歸檔。

4、需要銷(xiāo)毀或處理的檔案材料，必須經(jīng)登記和批準后方可處理。

5、不準無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。不向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內容。

5、檔案材料書(shū)寫(xiě)時(shí)一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

6、檔案治理應做到：認真鑒別、人檔相符、分類(lèi)準確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規范、存放整潔、查（借）閱有手續。

企業(yè)檔案管理制度

第一條為了加強財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證財務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，使其規范化、系統化，特制定本制度。

第二條財務(wù)部門(mén)是財務(wù)檔案的具體負責部門(mén)，財務(wù)檔案管理工作分為六大類(lèi)，包括會(huì )計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來(lái)文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據具體情況進(jìn)行詳細分類(lèi)。

第三條會(huì )計檔案管理包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算的專(zhuān)業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料。

具體包括：

1、會(huì )計憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會(huì )計憑證。

2、會(huì )計賬簿類(lèi)：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì )計賬簿。

3、財務(wù)報告類(lèi)：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會(huì )計報表及附表、附注和文字說(shuō)明，其它財務(wù)報告。

4、其它類(lèi)：會(huì )計檔案移交清冊、會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊、銀行余額調節表、其它應保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料。

第四條每月形成的會(huì )計檔案，應由專(zhuān)人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、編制會(huì )計檔案保管清冊，檔案依據分類(lèi)，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

第五條應指定專(zhuān)人負責會(huì )計檔案的保管工作，檔案柜由專(zhuān)人負責分類(lèi)整理，檔案柜鑰匙由專(zhuān)人負責保管。

第六條保存的會(huì )計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會(huì )計檔案的人員，不得在會(huì )計憑證上涂畫(huà)，不得拆封、抽換會(huì )計檔案。

第七條財務(wù)部門(mén)負責設置會(huì )計檔案查閱登記清冊，及時(shí)登記查閱人或者復制人的姓名、部門(mén)、日期、查閱內容、歸還日期等。

第八條會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類(lèi)。

第九條會(huì )計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。

第十條對會(huì )計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會(huì )批準。

第十一條保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：

1、編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，列明銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案名稱(chēng)、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。

2、集團總裁、財務(wù)總監在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀冊上簽署意見(jiàn)。

3、集團財務(wù)管理部負責銷(xiāo)毀會(huì )計檔案，財務(wù)總監與董事長(cháng)辦公室人員共同監銷(xiāo)。

4、監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前，應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案；銷(xiāo)毀后，應在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽字蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告公司總裁。

第十二條保管期滿(mǎn)但未結清債權債務(wù)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀。應獨立抽出立卷，保管到結清債權債務(wù)為止。

第十三條計算機電子財務(wù)文檔，原則上應當打印出書(shū)面會(huì )計檔案進(jìn)行保存，同時(shí)刻錄成光盤(pán)進(jìn)行備份保管。

第十四條公司分立，會(huì )計檔案由分立后的一方統一保管，另一方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì )計檔案。對其中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規定辦法交接手續。

第十五條公司合并，原單位形成的會(huì )計檔案應當由合并后的單位統一保管。

第十六條公司之間交接會(huì )計檔案的，交接雙方應當辦理會(huì )計檔案交接手續。

第十七條交接會(huì )計檔案時(shí)，交接雙方應當按照會(huì )計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的財務(wù)負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監交人應當在會(huì )計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

第十八條年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應依據時(shí)間、類(lèi)別分別由專(zhuān)人保管。

第二十條年度報告及審計資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借閱審批流程批準，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、部門(mén)、數量等，并由接收人簽字或蓋章。

第二十一條資金類(lèi)檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。

第二十二條資金類(lèi)檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類(lèi)保管。

第二十三條融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。

第二十五條預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案，預算調整方案，預算執行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。

第二十六條預算檔案按年度分類(lèi)保管。年度預算應永久保存。

第二十七條日常往來(lái)財務(wù)文件分為內部往來(lái)財務(wù)文件及外部財務(wù)文件兩大類(lèi)。其中內部往來(lái)財務(wù)文件包括各子公司、各部門(mén)之間以及部門(mén)內部發(fā)放的文件，包括“內部請示報告”、“內部通知”“股東會(huì )決議”“董事會(huì )決議”等；外部文件包括公司同外單位之間的所有國、、內外往來(lái)文件。

第二十八條日常往來(lái)財務(wù)文件應依據內容進(jìn)行分類(lèi)保存，如內部規章制度，審計往來(lái)文件等等；外部往來(lái)財務(wù)文件應依據往來(lái)單位進(jìn)行分類(lèi)存檔。

第二十九條公司內部往來(lái)財務(wù)文件或外部財務(wù)文件亦需依據時(shí)間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。

第三十條依據集團合同管理規定建立合同臺賬，進(jìn)行合同檔案管理。

第三十一條按合同性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時(shí)處理。

第三十二條合同原件無(wú)特殊情況不得外借?？稍谪攧?wù)部門(mén)查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經(jīng)批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續，以影印件借出。

第三十三條合同文檔須指派專(zhuān)人負責。

第三十四條本辦法由集團財務(wù)管理部負責解釋、修《·》訂。

第三十五條本辦法經(jīng)董事長(cháng)辦公室批準后生效，自生效之日起開(kāi)始實(shí)施。

企業(yè)人事檔案管理制度

為規范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，使之科學(xué)化、規范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為華氏集團各項工作服務(wù)，特制定本管理制度。

集團總部及其各公司

1、集團人力資源中心人事檔案的`管理職責――

（1）負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關(guān)工作管理制 度與實(shí)施等規范；

（2）負責對各公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導；

（3）負責集團直屬部門(mén)所有員工人事檔案管理工作，及雙龍地產(chǎn)、 華氏百貨、天豐物業(yè)等公司主要負責人及辦公室主任的人事檔案管理 工作。

2、各公司辦公室人事檔案管理的職責――

負責執行本制度，按其要求分級建立規范的人事檔案，并負責本 公司所有員工人事檔案管理工作。

1、員工入職資料

（1）個(gè)人簡(jiǎn)歷

（2）應聘登記表

（3）面試評估表

（4）身份證復印件

（5）學(xué)歷學(xué)位、資格復印件材料

（6）兩張1寸照片

（7）原單位解除勞動(dòng)合同書(shū)或離職證明

（8）試用期考核及轉正評估表等

2、合同協(xié)議

勞動(dòng)合同/聘用合同書(shū)、勞動(dòng)合同變更（補充）協(xié)議、保密合同、應屆畢業(yè)生協(xié)議、實(shí)習協(xié)議等。

3、員工薪酬福利資料

《xx集團員工工資、補貼調整審批表》、《高管人員車(chē)輛補貼變動(dòng) 審批表》、社會(huì )保險繳納證明等。

4、員工異動(dòng)資料

員工職務(wù)任（免）命書(shū)、職位調動(dòng)通知等

5、員工培訓資料

（1）職前培訓：?jiǎn)T工入職前接受的各種專(zhuān)業(yè)培訓證書(shū)復印件

6、員工績(jì)效資料

（1）考核記錄：?jiǎn)T工月度、年度考核結果相關(guān)表格復印件、考核面談?dòng)涗浀?/p>

（2）獎懲記錄：?jiǎn)T工的獎勵或處罰相關(guān)文件復印件

7、員工離職資料

離職申請、離職談話(huà)記錄、員工離職手續清單、離職證明等

8、其它相關(guān)資料

五、人事檔案管理原則

1、實(shí)行“一人一檔”歸類(lèi)管理原則

（1）真實(shí)性――員工信息必須確保真實(shí)，有據可查；

（2）完整性――確保員工檔案信息完整，沒(méi)有遺漏；

（3）保密性――人事檔案管理人員必須對員工的個(gè)人檔案絕對保 密，除工作和管理需要不得私自向任何單位及個(gè)人提供員工個(gè)人檔案。

2、人事動(dòng)態(tài)檔案管理原則

（1）新入職員工

（2）在職員工

（3）離職、辭退等解除勞動(dòng)合同員工

各單位設立離職人員檔案封存管理，超過(guò)兩年各公司報集團人 力資源中心統一處理。

3、檔案管理要求

嚴格分類(lèi)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。

1、各部門(mén)因工作需要查閱員工人事檔案，須填寫(xiě)《人事檔案查閱申請表》（附件2），并經(jīng)本單位人事檔案負責人批準后，人事檔案管理員方可提供就地查閱，不得帶走。

2、任何單位一般不得跨部門(mén)查閱人事檔案，下級員工不得查閱上級員工人事檔案，特殊情況下須經(jīng)集團人力資源中心負責人批準。

3、集團總裁助理以上級別領(lǐng)導、各公司負責人及集團人力資源中心負責人可直接通過(guò)本單位檔案管理員辦理查閱手續。

4、外來(lái)單位查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)人事檔案負責人批準后，方可查閱。

5、檔案管理人員應做好查閱登記，并在《人事檔案查閱登記表》（附件3）簽字登記。

6、查閱檔案注意事項：

（1）嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；

（3）查閱檔案者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節輕重，予以 懲處。

本制度由集團人力資源中心制定并負責解釋?zhuān)灶C布之日起實(shí)施。

企業(yè)人事檔案管理制度

為進(jìn)一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實(shí)現人事檔案管理的規范化、制度化、科學(xué)化，根據《中華人民共和國檔案法》及《企業(yè)職工檔案管理工作規定》，結合公司實(shí)際，制定本辦法。

1、人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現以及工作變動(dòng)等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據。

2、在檔案管理中，應嚴格執行保密制度，保證檔案安全。

（一）綜合辦勞資員

1、負責正確應用好檔案，做到職工檔案工資的準確無(wú)誤。

2、負責辦理工人檔案的查閱、借閱和轉遞手續。

3、負責登記工人工作變動(dòng)情況。

4、負責為有關(guān)部門(mén)提供職工情況

5、負責定期向本單位檔案室移交檔案。

（二）綜合辦檔案員

1、負責保管工人檔案，做好對勞資使用檔案情況的監督。

2、負責收集、鑒別和整理工人檔案材料。

3、負責做好工人檔案的安全、保密、保護工作。

（一）工人檔案的內容和分類(lèi)：

2、自傳材料。是指自己撰寫(xiě)的傳記材料；

10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類(lèi)不能包括的、有較大-參-考價(jià)值的，以及縣或相當縣級以上組織蓋章的結論材料。

11、材料內容混在一起無(wú)法按上述分類(lèi)的，按其主要內容確定歸類(lèi)。

（二）檔案的收集、鑒別與歸檔

1、勞動(dòng)工資部門(mén)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲、轉正定級、入黨、入團、調資升級等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。

2、對遺失的檔案應積極查找，確實(shí)查找不到的應登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后補建。

3、檔案材料不齊全的，應由勞資部門(mén)負責收集、補充，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后歸檔。

4、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料真實(shí)、文字清楚，手續完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。

5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對頭尾不清，來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔。

6、不屬于歸檔的材料，應登記造冊，轉交本人保存，或轉交有關(guān)部門(mén)保管或處理。

7、 各類(lèi)歸檔材料一般按每項材料形成的時(shí)間，由遠至近依次排列。其中第一類(lèi)，應將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁(yè)（在目錄上仍按時(shí)間順序排列）。

（三）檔案的保管

1、建立健全檔案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

2、嚴禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。

3、勞動(dòng)工資部門(mén)成員及其直系親屬和主要社會(huì )關(guān)系成員的檔案應轉交組織、人事部門(mén)代管。

4、檔案按姓氏或拼音字母編號等方法進(jìn)行排序，并按規定的分類(lèi)裝訂成冊。

5、職工死亡后，其檔案移交本單位檔案管理部門(mén)保管。對國家和單位有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》（齊辦發(fā)〔1996〕66號）有關(guān)規定移交公司檔案館保管。

6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動(dòng)離職、出國不歸等人員的檔案，按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》有關(guān)規定移交檔案管理部門(mén)保管。

7、調動(dòng)、解除（終止）勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動(dòng)合同手續后，由公司勞動(dòng)工資部在30日內轉交新的工作單位或勞動(dòng)保障行政部門(mén)。

（四）檔案的借閱與查閱

1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。

2、檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時(shí)，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門(mén)負責人批準，辦理借閱手續。外單位借閱檔案時(shí)，還應出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，檔案員必須及時(shí)追回。

3、借閱檔案時(shí)，檔案員和借閱者要當面點(diǎn)清材料份數和頁(yè)數，登記簽名。歸還時(shí)當面交清，雙方簽字認可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁(yè)、損壞等情況時(shí)，應立即追查責任。

4、查閱檔案，必須有查閱單位領(lǐng)導簽字。外單位查閱應持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動(dòng)工資部門(mén)負責人同意后，方可查閱。未經(jīng)同意，不得摘錄、復制檔案材料。嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

5、檔案查閱應遵守以下規定：

（1）查閱檔案應在閱檔室進(jìn)行，且應2人以上，其中至少要有1名中共黨員；

（2） 在查閱檔案時(shí)，嚴禁吸煙等可能污損檔案的行為；

（3） 查閱檔案的人員，對檔案內容應嚴格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。

（五）檔案的轉遞

1、檔案應通過(guò)公司機要部門(mén)轉遞或派專(zhuān)人送取，不準郵寄或交本人自帶。

2、對轉出的檔案，必須按“企業(yè)職工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝。對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。

3、接收單位收到檔案經(jīng)核對無(wú)誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回。逾期一個(gè)月轉出單位未收到回執應及時(shí)催問(wèn)，以防丟失。

（六）處罰

有下列行為之一的，視情節輕重，由主管部門(mén)對有關(guān)責任人員給予行政處分或經(jīng)濟處罰：

1、不按規定建立檔案工作管理制度或檔案保管條件不當危及檔案安全，造成損失的；

2、發(fā)現檔案破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況，未及時(shí)采取措施造成損失的；

3、不按有關(guān)規定將應歸檔的文件材料向本單位檔案機構或檔案館移交的；

4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；

5、阻撓、拒絕檔案管理部門(mén)依法監督檢查的或對檢舉揭發(fā)違法行為者打擊報復的；

6、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；

7、違反國家有關(guān)檔案法規的。

（七）檔案員守則

1、認真執行檔案管理規定，遵守保密制度，忠于職守。

2、保護檔案的安全，不得擅自轉移、分散或銷(xiāo)毀檔案材料。

3、除轉正定級、黨團、調資升級、獎懲等政黨性材料可以隨時(shí)歸檔外，其它材料應隨時(shí)進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可歸檔。

4、需要銷(xiāo)毀或處理的檔案材料，必須經(jīng)登記和批準后方可處理。5、不準無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。不向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內容。

5、檔案材料書(shū)寫(xiě)時(shí)一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

6、檔案管理應做到：認真鑒別、人檔相符、分類(lèi)準確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規范、存放整齊、查（借）閱有手續。

企業(yè)檔案管理制度

檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護檔案的完整與安全，制定本制度。

（一）根據保存檔案的數量，必須設置使用的專(zhuān)門(mén)檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲(chóng)等設施。

（二）注重采用科學(xué)的現代化的檔案保管，利用高技術(shù)手段、管理方法和設施設備，上等級和有條件的應配備去濕機、空調和微機等現代化設備，努力延長(cháng)檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。

（三）接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，對接收和移出的檔案要及時(shí)登記和統計，并進(jìn)行規范化整理，保證檔案完整、系統。

（四）做好檔案庫房管理工作，保證庫房?jì)葯n案柜架和檔案排放、編號合理有序，便于保管和利用，嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。

（五）保證庫房?jì)葴貪穸确蠂乙幎ǖ臉藴剩囟?4－24℃，濕度45－65％）。

（六）對保管的檔案要每年進(jìn)行一次小檢查，年終進(jìn)行一次大檢查，發(fā)現蟲(chóng)蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現象要及時(shí)報告領(lǐng)導，并積極采取措施予以處理。

（七）要定期對庫藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，做到帳務(wù)相符，對損壞和模糊不清的檔案要及時(shí)搶救和修復。

企業(yè)檔案管理制度

一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負責。

二、對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的'文件，要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定、登記。

三、本單位外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

檔案管理制度

1、認真學(xué)習檔案工作有關(guān)文件和基本知識，努力提高檔案人員自身政治思想素質(zhì)，業(yè)務(wù)素質(zhì)，認真接受上級領(lǐng)導檢查，不斷改進(jìn)工作。

2、收集教職員工在教育管理,教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字,圖表,聲像等不同載體的文件材料。

3、園內檔案每月分類(lèi)放置，每學(xué)期及時(shí)歸檔，每年裝訂成冊;個(gè)人檔案每學(xué)期更新，統計各類(lèi)人員信息。

4、做好各類(lèi)檔案和資料的接收,征集,整理,編目,鑒定,保管,銷(xiāo)毀和統計工作。

5、管理好檔案，切實(shí)做好防潮、防濕、防蛀、安全工作。

6、嚴格保守檔案機密。防止人為散失、泄密和缺損，確保檔案完整、安全。

7、各種檔案資料每學(xué)期和學(xué)年完后進(jìn)行整理，裝訂成冊，編號入庫保管。

8、各種檔案資料包括行政管理工作、文化建設工作、教職工管理工作、教育教學(xué)工作、衛生保健工作、財務(wù)后勤工作、家長(cháng)社區工作、和幼兒綜合情況等需建檔案資料，要求字跡清楚，盡量保留原始狀況。

9、凡入檔資料任何人不得隨意取走和涂改，如需查閱歸檔資料，須經(jīng)園長(cháng)批準。查閱資料只能在檔案室，不能帶走。

企業(yè)檔案管理制度

第一條 為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條 檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

第三條 歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

第四條 檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄;根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。

第五條 檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

第六條 二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。

第七條 本制度從二o xx年十月一日起執行。

企業(yè)檔案的管理制度

企業(yè)檔案管理制度

1、公司檔案工作實(shí)行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門(mén)的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門(mén)指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門(mén)的.檔案管理人員應參照公司的有關(guān)管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門(mén)或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導。每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出。

企業(yè)檔案管理制度

一、本管理制度旨在確保公司文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準確，促進(jìn)部門(mén)內部及部門(mén)和上級部門(mén)的信息溝通，提高各部門(mén)組織管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以部門(mén)名義發(fā)布的各類(lèi)公文包括請示、報告、決定、通知、意見(jiàn)及規定等等，上級主管部門(mén)下達的各類(lèi)公文，以及各部門(mén)上報的各類(lèi)文件資料。

三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時(shí)、完整。

1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫(xiě)應仔細、如實(shí)、及時(shí)，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

2、聯(lián)絡(luò )員在校團委領(lǐng)取的文件應根據校團委的'指示及文件內容的緩急，及時(shí)將文件送達部門(mén)領(lǐng)導或有關(guān)部門(mén)輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

3、傳閱文件應保持文件完整無(wú)缺，并在相應的時(shí)間內歸還辦公室。

4、分團委各部門(mén)每月月初和月末應按時(shí)上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動(dòng)，應上交相應的計劃和總結，未在規定時(shí)間內上交將按考核制度上的有關(guān)規定扣分。

5、各部門(mén)上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門(mén)文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門(mén)的文件夾下。

6、上交上來(lái)的打印搞應及時(shí)、認真、如實(shí)的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時(shí)辦公室接收人應確保其能打開(kāi)并含有相關(guān)內容，做好相應的登記。

7、分團委所屬各部門(mén)可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動(dòng)文件內容，查閱時(shí)應經(jīng)過(guò)辦公室有關(guān)人員的批準。

1、部門(mén)各類(lèi)文件指在公司內部統一意見(jiàn)、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門(mén)請示、報告重要事項等。

2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。

3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按部門(mén)統一規定編號在發(fā)文登記表上分門(mén)別類(lèi)地做好文件的具體信息的登記，部門(mén)任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

4、文件發(fā)送之前應加蓋部門(mén)相應的公章。

5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

企業(yè)檔案管理制度

第一條為規范企業(yè)境外檔案管理，維護國家利益和企業(yè)合法杈益，滿(mǎn)足境外資產(chǎn)監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規，制定本辦法。

第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構等(以下統稱(chēng)境外單位)的檔案工作。

第三條本辦法所稱(chēng)的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理或項目合作等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著(zhù)有利于維護國家利益和企業(yè)合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統一領(lǐng)導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。

第五條投資主體或母公司在設立境外單位時(shí)應當在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。

第六條各級檔案行政管理部門(mén)根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責，結合實(shí)際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協(xié)助;國家商務(wù)主管部門(mén)、發(fā)展改革部門(mén)、國有資產(chǎn)監督管理部門(mén)應當將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會(huì )同海關(guān)總署共同制定并實(shí)施。

第七條投資主體或母公司負責本企業(yè)境外單位檔案工作監督、指導。

第八條境外檔案工作應當有明確的分管領(lǐng)導、歸口管理部門(mén)、專(zhuān)職檔案人員。

第九條境外檔案工作主要內容：

(一)編制檔案工作發(fā)展規劃和年度工作計劃;。

(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;。

(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;。

(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業(yè)務(wù)交流工作;。

(六)負責境外檔案移交工作。

第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓;一般選用中方員工。

第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務(wù)。崗位變動(dòng)時(shí)，應當及時(shí)辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的檔案。

第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，納入業(yè)務(wù)部門(mén)職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。

第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應當及時(shí)修訂完善。

第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，按規定期限向檔案部門(mén)移交進(jìn)行集中管理。任何個(gè)人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：

(二)歸檔文件材料為原件;因故無(wú)原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說(shuō)明。

(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。

(四)非紙質(zhì)文件與其文字說(shuō)明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒(méi)有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。

(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當增加份數。

第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會(huì )計、人事等各類(lèi)文件材料，參照國內同類(lèi)文件材料的歸檔時(shí)間并結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際定期歸擋。

歸檔文件目錄在歸檔完成后1個(gè)月內報投資主體或母公司備案。

第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。

企業(yè)檔案室管理制度

一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書(shū)）等有效證件，同時(shí)填寫(xiě)查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復印、傳真件）及委托查閱申請書(shū)。

二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時(shí)，以復印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，()須經(jīng)辦公室負責人或學(xué)校分管領(lǐng)導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。

四、提供利用檔案時(shí)，按學(xué)校有關(guān)規定收費。

五、外國組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料，按國家有關(guān)規定辦理。

六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。

七、未經(jīng)主管領(lǐng)導批準或辦公室授權，任何單位、個(gè)人無(wú)權公布檔案內容。